Bedrijfsvoering

Huisvesting

De huisvestingsambitie van Hogeschool Viaa ligt vast in het document Hogeschool Viaa Schetsontwerp en blauwdruk. Het document geeft inzicht en richting aan de ambities van onze hogeschool waar het de eigen huisvesting betreft. Eind december is een concept Definitief Ontwerp voor de renovatie van de binnenzijde van de hogeschool opgeleverd. In dit ontwerp wordt een fysieke omgeving gecreëerd voor de betekenisvolle ontmoeting. Het project, bekend onder de noemer Agora, staat voor de tweede helft van 2020 gepland.

In 2019 is het sanitair in de H-vleugel vernieuwd en is het buitenterrein grotendeels opnieuw aangelegd. Beide projecten zijn naar tevreden uitgevoerd en opgeleverd. Met het realiseren van het project buitenterrein is voor studenten een fraaie studietuin gerealiseerd.

In het afgelopen jaar was er ook sprake van een na-ijl effect van de oplevering van de eerste fase van de renovatie. Enkele werkzaamheden kenden een definitieve afronding in het afgelopen jaar. Inmiddels ervaren wij de positieve effecten van de verbetermaatregelen. Hoewel het inregelen van het gehele (klimaat)systeem een doorlooptijd van zeker anderhalf jaar kent, zijn de ervaringen van de gebruiker in z’n algemeenheid positief te noemen. Het klimaat in de zomerperiode is sterk verbeterd. Daarbij zien wij een sterke afname van de energiekosten.

ICT

In 2018 is de digitale leeromgeving Onderwijs Online voor het eerst in gebruik genomen, in 2019 is deze applicatie verder geïmplementeerd. Binnen de hele organisatie wordt Onderwijs Online nu gebruikt om de leermaterialen beschikbaar te stellen en informatie te publiceren. Daarnaast is het de plaats om schriftelijke toetsen, zoals werkstukken en verslagen, in te leveren.
Ook is een begin gemaakt met de ingebruikname van het digitale toetssysteem TestVision. Er heeft een  pilot-toetsafname met TestVision plaats gevonden.

Het gebruik van het SIS Trajectplanner wordt afgebouwd. Er is een nieuw SIS aanbesteed in samenwerking met de Radiant-partners. In 2020 zal de implementatie daarvan plaatsvinden.

De organisatie heeft maatregelen getroffen om aan de eisen van de AVG te voldoen. Er is een Functionaris Gegevensbescherming benoemd en een rolbeschrijving vastgesteld. De FG houdt toezicht op de Verwerkersovereenkomsten en is aanspreekpunt voor de organisatie voor vraagstukken rond privacy en is tevens het adres om vermoedens van datalekken te melden. In 2019 zijn er twee meldingen in het Datalekteam besproken en in het Interne FG register opgeslagen.

De ICT-samenwerkingsorganisatie SURF schetst in de jaarlijkse beschrijving van het Cyberdreigingsbeeld hoe de  onderwijssectorsector in toenemende mate doelwit wordt van cybercriminaliteit.
In 2019 heeft Viaa om die reden deelgenomen aan de Surf-audit om het volwassenheidsniveau van beveiliging en privacy in beeld te brengen en te verbeteren. Verder is er een Awareness campagne afgerond waarmee, middels het volgen van een online training, de bewustwording van collega’s met betrekking tot privacy en beveiligingsrisico’s is verbeterd. Ook zijn er diverse protocollen opgesteld om het gebruik van informatiesystemen en het werken met persoonsgegevens duidelijker in te kaderen.

Financiële situatie

Tabel 1: Financiële positie

Alle bedragen x € 1.000

Tabel 1: Financiële positie
      31-12-2019   31-12-2018
  Activa        
  Vaste activa        
  Materiële vaste activa   12.399   11.617
  Vlottende activa        
  Voorraden en onderhanden projecten   47   91
  Vorderingen   677   724
  Liquide middelen   4.512   4.746
  Totaal activa   17.635   17.178
           
  Passiva        
  Eigen vermogen   5.823   5.768
  Voorzieningen   804   1.200
  Langlopende schulden   6.947   6.384
  Kortlopende schulden   4.061   3.826
  Totaal passiva   17.635   17.178

De financiële positie van Hogeschool Viaa is in 2019 afgenomen ten opzichte van 2018, vooral door toename van langlopende schulden en afname liquide middelen en een relatief klein resultaat. Dit geldt ook voor de bijbehorende kengetallen. Deze zijn echter nog steeds ruim boven de gestelde normen.

De toename van de materiële vaste activa en langlopende schulden betreft de renovatie eerste fase die in 2017 is gestart en begin 2019 is afgerond. Vanaf 2018 wordt er afgelost op de langlopende schulden. Naast de renovatie eerste fase is er nog een aantal investeringen gedaan in 2019, vandaar de grotere toename dan verwacht. De toename van het eigen vermogen wordt veroorzaakt door het positieve exploitatieresultaat.

De afname van de voorzieningen betreft voornamelijk de voorziening voor langdurig zieken, die ultimo 2018 is opgenomen en in de loop van 2019 voor een deel is vrijgevallen. Dit zal zich doorzetten in de komende jaren, hoewel er ook weer nieuwe situaties zijn voorzien ultimo 2019.

Analyse van de uitkomsten van de exploitatie in relatie tot de begroting

In 2019 heeft Hogeschool Viaa een resultaat gerealiseerd van € 55.000 waar € 88.000 was begroot. Het resultaat over 2019 wordt in belangrijke mate beïnvloed door hogere personeelskosten en lagere collegegelden dan begroot.  Hiertegenover staan hogere Rijksbijdragen, hogere baten uit dienstverlening en hogere overige baten.

Grafiek 1: Afwijkingen realisatie 2019 t.o.v. begroting

Alle bedragen x € 1.000

De afwijkingen ten opzichte van de begroting 2019 betreffen vooral:

  • hogere Rijksbijdragen door een hogere lumpsum als gevolg van loon- en prijscompensatie en compensatie voor halvering collegegelden voor eerstejaarsstudenten en tweedejaars PABO-studenten;
  • lagere opbrengsten collegegelden als gevolg van halvering collegegelden en een ander verloop van het aantal studenten dan begroot;
  • hogere baten werk in opdracht van derden, in totaal meer ontvangen op de begrote projecten, geen bijzonderheden of belangrijke nieuwe projecten;
  • hogere overige baten, met name veroorzaakt door een eenmalige teruggave van omzetbelasting over de jaren 2015 t/m 2018, deze was niet voorzien en zal nu structureel onderdeel gaan uitmaken van de exploitatie waarbij de hoogte afhangt van de omvang van de investeringen;
  • hogere personeelslasten als gevolg van meer inzet van personeel, door groei van het aantal studenten, verder door hogere loonkosten vanwege de aanpassing van de cao.

Investeringsbeleid

Het reguliere investeringsbeleid van Viaa is erop gericht om ieder jaar investeringen te doen gelijk aan de omvang van de afschrijvingen. Dit principe wordt ook toegepast voor de investeringsruimte in meerjarenperspectief. In de afgelopen jaren zijn de investeringen groter geweest, vanwege de grote projecten in deze jaren. Over een langere termijn wordt wel steeds het principe in ogenschouw gehouden.

In 2019 hebben de volgende investeringen plaatsgevonden:

Tabel 2: Investeringen 2019

Tabel 2: Investeringen 2019
  Omschrijving   Realisatie 2019   Begroting 2019   Verschil
  Gebouwen en terreinen   1.614.239   1.085.000   529.239
  Hard- & software   126.513   235.000   ‑108.487
  Overige   97.180   0   97.180
  Totaalsaldo   1.837.932   1.320.000   517.932

Kasstromen en financiering

De kasstroom is ultimo 2019 met € 234.000 negatief uitgekomen, dit ligt in lijn met vorig jaar. Concreet betekent dit dat ingezette middelen voor investeringen groter waren dan de aangetrokken financiering en overige kasstromen. Als het gaat om de financiering dan maakt Viaa hier vooral gebruik van om het risico te spreiden en niet teveel eigen middelen ineens in te zetten. Zie hiervoor verder onderstaande verkorte tabel.

Tabel 3: Kasstromen 2019

Alle bedragen x € 1.000

Tabel 3: Kasstromen 2019
      2019   2018
  Bedrijfsresultaat   221   372
  Aanpassingen voor: Afschrijvingen en voorzieningen   660   1.069
  Veranderingen in vlottende middelen   326   196
  Kasstroom uit bedrijfsoperaties   1.207   1.637
  Saldo financieringslasten   ‑166   ‑121
  Kasstroom uit operationele activiteiten   1.041   1.522
           
  Kasstroom uit investeringsactiviteiten   ‑1.838   ‑5.536
  Kasstroom uit financieringsactiviteiten   563   3.829
  Mutatie geldmiddelen   ‑234   ‑185

Financiële instrumenten

Hogeschool Viaa maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten. Deze instrumenten zijn bedoeld om de risico’s voor de organisatie te verminderen, maar kunnen ook zelf de onderneming blootstellen aan markt- en/of kredietrisico’s. Deze betreffen financiële instrumenten die zijn opgenomen in de balans. Viaa handelt niet in deze financiële derivaten en heeft procedures en gedragslijnen om de omvang van het kredietrisico bij elke tegenpartij of de markt te beperken.

Continuïteit

Toekomstparagraaf

De meerjarenbegroting 2020-2024 is in het jaar 2019 vastgesteld door het college van bestuur, na instemming door de medezeggenschapsraad en goedkeuring door de raad van toezicht. 

Tabel 4: Studenten en personeel meerjarenbegroting

Tabel 4: Studenten en personeel meerjarenbegroting
      2019   2020   2021   2022   2023   2024
  Aantal studenten:                        
  Situatie op 1-10 van het jaar   1.754   1.893   1.941   1.973   1.999   2.014
  Personele bezetting (in fte):                        
  Management/Directie   2,4   2,5   2,5   2,5   2,0   2,0
  Onderwijzend personeel   96,0   97,1   96,2   105,4   108,0   110,2
  Overige medewerkers   55,5   62,7   63,5   61,7   66,0   67,0
  Totaal   153,9   162,3   162,2   169,6   176,0   179,2

Verwacht wordt dat het aantal studenten de komende jaren verder gestaag zal toenemen. Dit als gevolg van een positieve verwachting ten aanzien van de instroom en verbeterde studierendementen, met andere woorden een lagere structurele uitval. De instroom op 1 oktober 2019 heeft deze verwachting bevestigd. De personele ontwikkeling volgt waar nodig de ontwikkeling van het aantal studenten. Dit is ook op die manier verwerkt in de meerjarenbegroting 2020-2024.

Tabel 5: Exploitatieoverzicht meerjarenbegroting

Alle bedragen x € 1.000

Tabel 5: Exploitatieoverzicht meerjarenbegroting
      2019   2020   2021   2022   2023   2024
  Baten                        
  Rijksbijdrage   12.121   11.519   13.076   13.501   14.046   14.468
  Collegegelden   2.690   3.430   3.494   3.575   3.652   3.704
  Dienstverlening   1.335   1.817   1.604   1.741   1.758   1.765
  Overige baten   502   249   252   254   255   258
  Totaal Baten   16.648   17.015   18.426   19.071   19.711   20.195
                           
  Lasten                        
  Personeelskosten   12.650   13.209   13.641   14.368   14.934   15.327
  Afschrijvingen   1.056   1.135   1.295   1.403   1.423   1.423
  Huisvestingskosten   713   782   862   888   914   942
  Overige lasten   2.008   1.993   2.203   2.189   2.203   2.259
  Totaal lasten   16.427   17.119   18.001   18.848   19.474   19.951
  Saldo Baten en Lasten   221   ‑104   425   223   237   244
  Saldo Financiële bedrijfsvoering   ‑166   ‑174   ‑186   ‑172   ‑158   ‑143
  Totaal Resultaat   55   ‑278   239   51   79   101

Hogeschool Viaa heeft het jaar 2019 positief afgesloten, het resultaat is uitgekomen op € 55.0000, bij een begroting van € 88.000. In 2019 is 5,1 fte meer ingezet dan begroot en is er ook meer Rijksbijdrage ontvangen. Daarnaast was er sprake van bijzondere baten en lasten, waardoor het resultaat net onder de begroting is uitgekomen. Alle kengetallen zijn positief gebleven in 2019.

Voor de begroting van 2020 en verder is uitgegaan van een gelijkblijvende Rijksbijdrage per student. Dit resulteert in een Rijksbijdrage die uitsluitend wijzigt (in dit geval toeneemt) door de mutatie van het studentenaantal. Bij de dienstverlening is sprake van een lichte ambitie in de meerjarenbegroting. Door de verwachte toename van het aantal studenten in de komende jaren ontstaat de benodigde financiële ruimte voor de toenemende huisvestings-, afschrijvings- en financieringslasten als gevolg van de renovatie. Doordat we verder groeien, het aantal studenten op 1 oktober 2018 een stuk lager lag en de aanvullende pabo-bijdrage wegvalt in 2020, zullen we het jaar 2020 naar verwachting negatief afsluiten. De financiële situatie van Viaa blijft naar verwachting echter ook in de toekomst gezond, waardoor er ruimte is en blijft, zowel in de exploitatie als in het eigen vermogen, om mogelijke tegenvallers in de toekomst te kunnen opvangen. Vanaf het jaar 2021 zullen we naar verwachting weer positieve resultaten behalen, ook vanwege de stijging van het aantal studenten. Vanaf 2020 verwachten we meer inkomsten te kunnen generen vanuit extra projecten en nieuwe opleidingen, waardoor we minder afhankelijk zijn van de Rijksbijdrage.

De bijdrage vanuit de kwaliteitsafspraken maakt onderdeel uit van de Rijksbijdragen en zijn derhalve opgenomen in de meerjarenbegroting. 

Tabel 6: Balans meerjarenbegroting

Alle bedragen x € 1.000

Tabel 6: Balans meerjarenbegroting
  Balans   2019   2020   2021   2022   2023   2024
  Activa                        
  Materiële vaste activa   12.399   13.125   13.560   12.417   11.079   9.941
  Vlottende activa   724   700   700   700   700   700
  Liquide middelen   4.512   3.997   3.847   4.553   5.482   6.233
  Totaal Activa   17.635   17.822   18.107   17.670   17.261   16.874
                           
  Passiva                        
  Eigen vermogen                        
  - Algemene reserve publiek   5.254   5.106   5.345   5.396   5.475   5.576
  - Bestemmingsreserve privaat   569   569   569   569   569   569
  Voorzieningen   804   1.200   1.200   1.200   1.200   1.200
  Langlopende schulden   6.947   7.447   7.493   7.005   6.517   6.029
  Kortlopende schulden   4.061   3.500   3.500   3.500   3.500   3.500
  Totaal Passiva   17.635   17.822   18.107   17.670   17.261   16.874

De ontwikkeling van de balans en de liquiditeiten van Viaa wordt beïnvloed door de renovatie. Deze heeft tot gevolg dat het saldo materiële vaste activa significant zal toenemen en daartegenover de langlopende schulden in mindere mate. Deze ontwikkelingen hebben een negatief effect op de solvabiliteit, maar in alle jaren blijft deze ruim boven de norm van 25%. Op andere ratio's heeft de renovatie geen effect. Naast de renovatie hebben de per saldo positieve resultaten over de periode 2021 t/m 2024 een positieve bijdrage op de balansposities en de kasstroom van Viaa. Deze dragen namelijk bij aan een positieve ontwikkeling van de liquiditeit, het netto werkkapitaal en het weerstandsvermogen.

Tabel 7: Kengetallen meerjarenbegroting

Tabel 7: Kengetallen meerjarenbegroting
  Streef- waarde   2019   2020   2021   2022   2023   2024
Solvabiliteit, in % 30,0   33,0   31,8   32,7   33,8   35,0   36,4
Liquiditeit 1,00   1,44   1,34   1,30   1,50   1,77   1,98
Nettowerkkapitaal > 0   1.596   1.197   1.047   1.753   2.682   3.433
Huisvestingsratio, in % < 15   8,1   4,6   4,7   4,7   4,6   4,7
Rentabiliteit Eigen Vermogen, in % > 1   1,0   ‑4,9   4,0   0,9   1,3   1,6
Rentabiliteit in % van totale baten > 0   0,3   ‑1,6   1,3   0,3   0,4   0,5
Personeelskosten in % van totale lasten < 75   77,0   77,2   75,8   76,2   76,7   76,8
Weerstandsvermogen, in % 5,0   34,8   33,4   32,1   31,3   30,7   30,4
DSCR 1,0   3,2   1,7   2,7   2,5   2,6   2,6

In de jaren 2020 en 2021 verwachten we een negatieve kasstroom vanwege het negatieve resultaat in 2020 en grote investeringen in beide jaren. De kengetallen zullen in de jaren van de meerjarenbegroting steeds boven de norm blijven. Het aandeel personeelskosten ligt wat hoger dan de streefwaarde, dit ligt steeds rond de 77% bij een streefwaarde van 75%. Hierbij speelt dat het voor een kleine hogeschool lastiger is bij te sturen op ontwikkelingen. Verder liggen andere kosten relatief wat lager dan bij een gemiddelde hogeschool, dat vertekent het beeld.

Risicomanagement

In de hogeschool is verder gewerkt aan het ontwikkelen van het risicomanagement. We proberen risico’s zoveel mogelijk te voorzien, te beperken en/of af te dekken. Gekozen is voor een systeem van periodieke risico-inventarisatie, zodat alle onderdelen en processen van de organisatie tijdig geëvalueerd worden.

Belangrijke risico’s zijn:

  1. De ontwikkeling van het aantal studenten. Belangrijke factoren hierin zijn het imago van de instelling en de belangstelling van studenten. Naast een goede kwaliteitsbewaking is en wordt er intensiever gewerkt aan pr en marketing om potentiële studenten bekend te maken met de hogeschool.
  2. De omvang van het personeelsbestand. De omvang van het personeelsbestand is mede afhankelijk van het aantal studenten en de ontwikkeling van de derde geldstroom. Het risico is dat bij lagere studentenaantallen de omvang niet snel naar beneden kan worden bijgesteld of tegen hoge kosten de omvang geforceerd moet worden aangepast. Dit risico is in beeld gebracht voor de komende jaren en wordt beheerst. Als streefwaarde hanteren we een flexibele schil van minimaal 10%.
  3. De kwaliteit van de opleidingen. Naast kwaliteitsborging via het interne kwaliteitszorgsysteem, Viaa-accreditering en ontwikkeling en actualisering van curricula is er aandacht voor adequaat personeelsbeleid onder meer in de vorm van functionerings- en beoordelingsgesprekken en professionalisering.
  4. De ontwikkeling van de Rijksbekostiging. De verwachting is dat er niet veel extra reguliere middelen ter beschikking worden gesteld, terwijl de eisen aan hogescholen vermoedelijk zullen toenemen. Daarnaast valt de tijdelijke extra bijdrage voor de pabo in 2020 weg. De nieuwste ontwikkeling betreft de aanpassing van een hogere vaste voet ten koste van de bijdrage per student. Om dit risico te verminderen wordt er in de meerjarenbegroting gestuurd op de interne normen. Wel worden er extra middelen beschikbaar gesteld vanuit de kwaliteitsafspraken en het sectorplan, hier staan echter ook nieuwe bezuinigingen tegenover is de verwachting. De hoogte van de bezuinigingen zijn nog niet goed te waarderen. Verder lijkt het erop dat er in een nieuwe kabinetsperiode wijzigingen worden aangebracht in het huidige leenstelsel.
  5. Ontwikkeling derde geldstroom. Door teruglopende budgetten bij partners in de onderwijs- en zorgsector staat deze ontwikkeling onder druk. Dit wordt nauwkeurig gevolgd, zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. Met ingang van 2020 besteden we hier nadrukkelijk meer aandacht aan.
  6. Eind 2019 hebben we extra investeringen gepleegd ten behoeve van het sanitair in de H-vleugel en het buitenterrein, dit is in het laatste tertaal geheel afgerond. Met ingang van medio 2020 zullen we starten met de tweede fase van de renovatie, dit betreft de benedenverdieping: de aula, mediatheek, restaurant en personeelskamer. Veel van deze investeringen zullen we uit eigen middelen financieren, echter waar mogelijk kijken we ook nog naar externe financiering.
  7. In 2020 hebben we te maken gekregen met de uitbraak van een pandemie vanwege het Covid-19-cirus (ook Corona-virus genoemd). 

    Hoewel onzeker zijn wij op dit moment niet van mening dat de gevolgen van het Covid-19-virus een materieel negatief effect zullen hebben op onze financiële conditie of liquiditeit.

Treasurymanagement en vastgoedbeleid

Hogeschool Viaa kent een Treasurystatuut waarin het Treasurybeleid en de daarbij horende bevoegdheden zijn weergegeven. Het Treasurybeleid is risicomijdend. Alle gelden worden aangehouden bij instellingen met een A-rating. Overtollige liquiditeiten worden ondergebracht op een spaar- en depositorekening tegen een geldend rentepercentage van rond de 0%.

Overzicht uitstaande gelden op balansdatum:
Gelden op rekening-courant: € 1.303.000 (dagelijks opvraagbaar)

Gelden op spaar- en depositorekening:
< 1 maand: € 2.510.000 (dagelijks opvraagbaar; vast (hoger) rentepercentage, boete bij opvraging van meer dan 25%)   
< 1 maand: € 676.000 (dagelijks opvraagbaar; vast rentepercentage)

Langlopende schulden:
Vanaf 2016 is een lening verstrekt door de Provincie Overijssel, vertegenwoordigd door het Energiefonds Overijssel II B.V. in het kader van de renovatie van het schoolgebouw te Zwolle. De lening kent een hoofdsom van € 5.000.000 en een looptijd van 15 jaar. Daarnaast is in 2018 een aanvullende lening verstrekt door Pettelaar Effectenbewaarbedrijf N.V., vertegenwoordigd door de ASN Bank (Groenprojectenpool), waarin een deel van de oorspronkelijke hoofdsom van de lening van het Energiefonds Overijssel II B.V. is overgenomen door de ASN Bank en is tevens in het kader van de renovatie van het schoolgebouw. Deze lening kent een hoofdsom van € 3.000.000 en een looptijd van 15 jaar.

Publiek/privaat

Met ingang van 2013 heeft de hogeschool haar beleid heroverwogen ten aanzien van de scheiding tussen publieke en private activiteiten. Voor 2013 werd geen duidelijk onderscheid gemaakt tussen beide soorten van activiteiten, terwijl ze vanaf dat jaar scherp zijn onderscheiden. Onder private activiteiten worden die activiteiten verstaan die niet vallen onder de wettelijke opdracht die een hbo-instelling heeft, maar wel in het verlengde liggen van de taken van de Hogeschool. Het resultaat van deze activiteiten wordt verwerkt in een afzonderlijke (private) bestemmingsreserve.